1. Premessa

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e della normativa italiana di adeguamento, e descrive il trattamento dei dati personali connesso all'uso di AgendaSiulp, applicazione web del SIULP (Sindacato Italiano Unitario Lavoratori Polizia) destinata al personale della Polizia di Stato per la gestione personale di turni, assenze, indennità e riepiloghi economici orientativi.

Il testo riflette l'architettura reale del servizio (frontend, API turni, servizio di autenticazione) ed è pensato come base per la revisione del legale/DPO.

2. Titolare del trattamento

Titolare: SIULP – Sindacato Italiano Unitario Lavoratori Polizia
Sito del servizio: https://agenda.siulp.it
Contatti: supporto@siulp.it
[Da completare a cura del legale: sede legale, codice fiscale / P.IVA, eventuale DPO e canale dedicato privacy.]

3. Ambiti e sistemi coinvolti

AgendaSiulp è composta da più componenti, tutti sotto il dominio siulp.it:

• Interfaccia web — https://agenda.siulp.it (applicazione Next.js)
• API turni / indennità / assenze — https://api-duty-roster.siulp.it (microservizio SiulpDutyRoster)
• Servizio di autenticazione — https://auth.siulp.it (microservizio SiulpAuthService), unico sistema che conserva credenziali e dati anagrafici di login

4. Categorie di dati trattati

4.1 Dati di account (SiulpAuthService)

• Indirizzo e-mail
• Password (memorizzata in forma hash, non in chiaro)
• Codice fiscale (usato anche per verificare lo stato di iscrizione sindacale)
• Codice identificativo personale (PERID), se fornito
• Stato account, verifica e-mail, eventuale autenticazione a due fattori (MFA TOTP e codici di recupero)
• Token di sessione / JWT e metadati tecnici di sessione
• Log di sicurezza dell'autenticazione (con IP eventualmente pseudonimizzato)

4.2 Dati operativi di agenda (SiulpDutyRoster)

Il database dei turni è progettato in ottica privacy-first: non conserva nome, cognome, e-mail, password né codice fiscale. Viene usato un identificativo tecnico (ULID) collegato all'account esterno. Tipicamente tratta:

• Profilo di servizio (grado, aliquota fiscale dichiarata dall'utente, orari/ore di default)
• display_name facoltativo (etichetta scelta dall'utente per l'interfaccia; non è un dato anagrafico verificato)
• Turni, template, rotazioni applicate, festività personali
• Saldi e movimenti di assenza / recupero
• Indennità associate ai turni e preferenze di notifica / device token per push
• Export/import dei soli dati duty dell'utente autenticato
• Dati di utilizzo: data e ora dell'ultimo utilizzo dell'app e dell'ultima sincronizzazione del calendario collegato (sovrascritte a ogni aggiornamento, non uno storico degli accessi)
• Link personale del calendario: codice casuale che permette al calendario del telefono di scaricare i turni, rigenerabile dall'utente in qualsiasi momento
• Stato delle e-mail di consigli già inviate, per non ripeterle
• Risposte al sondaggio di gradimento inviato via e-mail ed eventuale commento libero

Per inviare e-mail, AgendaSiulp richiede l'indirizzo al servizio di autenticazione al momento dell'invio e non lo conserva. Ogni richiesta è registrata nei log di sicurezza del servizio di autenticazione, senza riportare l'indirizzo.

4.3 Dati tecnici sul dispositivo

• Cookie/sessione necessari all'autenticazione (NextAuth) e al funzionamento dell'app
• Preferenze di interfaccia eventualmente salvate in locale sul browser (es. tema, note rapide)
• Pagine dell'app aperte, conteggiate in forma anonima: si registra solo quale pagina, il tipo di dispositivo (telefono, tablet, computer) e se l'app è installata, senza cookie e senza alcun dato che permetta di risalire a chi l'ha aperta

5. Finalità e basi giuridiche (indicative)

• Erogazione del servizio (creazione account, login, gestione turni/assenze) — esecuzione del rapporto contrattuale / servizi richiesti dall'interessato (art. 6.1.b GDPR)
• Verifica iscrizione / abbonamento tramite codice fiscale sul registro iscritti gestito dal SIULP — interesse legittimo / obblighi connessi all'erogazione del servizio agli iscritti (da confermare con il legale; art. 6 e, ove applicabile, art. 9 per l'appartenenza sindacale)
• Sicurezza (MFA, rate limiting, audit di autenticazione, prevenzione abusi) — interesse legittimo (art. 6.1.f GDPR)
• Comunicazioni di servizio via e-mail (notifiche sui turni, riepilogo mensile, turni della settimana) — esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR); ciascuna si disattiva dalle preferenze di notifica o dal link in fondo all'e-mail
• Consigli d'uso e sondaggio di gradimento via e-mail, inviati a chi non usa l'app da alcuni giorni (al massimo due e-mail per periodo di inattività) — interesse legittimo a migliorare il servizio (art. 6.1.f GDPR); puoi opporti in ogni momento dal link in fondo all'e-mail o dalle preferenze di notifica (art. 21 GDPR)
• Statistiche interne di utilizzo (ultimo utilizzo, sincronizzazione del calendario, registro di accessi, operazioni ed e-mail inviate, pagine viste anonime) per capire se il servizio è utile e migliorarlo — interesse legittimo (art. 6.1.f GDPR). Gli amministratori ne vedono solo totali aggregati, mai il contenuto dei turni né i singoli utenti
• Supporto utenti su richiesta — esecuzione del servizio / interesse legittimo
• Obblighi di legge eventuali (conservazione minima di log) — art. 6.1.c GDPR

Il calcolo di indennità e riepiloghi economici è orientativo e non sostituisce cedolini o comunicazioni ufficiali dell'Amministrazione.

6. Natura del conferimento

E-mail, password e codice fiscale sono necessari alla registrazione e all'uso del servizio. Il PERID e il display name sono facoltativi. Il rifiuto dei dati obbligatori impedisce la creazione dell'account.

7. Destinatari e trasferimenti

• Personale autorizzato SIULP incaricato della gestione tecnica e del supporto, nei limiti delle mansioni
• Fornitori di hosting / infrastruttura su cui risiedono i server del dominio siulp.it (da indicare nominativamente a cura del legale)
• Eventuali canali di invio e-mail / notifiche push (es. provider SMTP, FCM), se attivati in produzione
• Fornitori del calendario scelti dall'utente: se colleghi i turni a Google Calendar, al Calendario di Apple, a Outlook o ad altri, quel fornitore riceve i tuoi turni (date, orari, descrizioni, note) su tua iniziativa e li tratta come titolare autonomo secondo la propria informativa, anche eventualmente fuori dall'UE. Il collegamento è facoltativo e si interrompe rimuovendo il calendario o generando un nuovo link in Impostazioni account

I dati non sono destinati a diffusione pubblica. Eventuali trasferimenti extra-UE andranno mappati e regolamentati dal legale.

8. Conservazione

• Dati di account: per la durata del rapporto di servizio e, dopo cancellazione, anonimizzazione / soft delete secondo le procedure del servizio auth (con eventuale conservazione minima di audit per obblighi legali)
• Dati duty: finché l'account resta attivo o fino a cancellazione/export richiesti dall'utente
• Risposte al sondaggio e commenti: cancellati automaticamente 12 mesi dopo l'ultima modifica
• Registro delle attività (accessi, operazioni, e-mail inviate) e pagine viste: 90 giorni
• Log di sicurezza del servizio di autenticazione (comprese le richieste di indirizzo e-mail per l'invio delle comunicazioni): 30 giorni
• Registro iscritti sindacali: base giuridica e titolarità distinte rispetto all'account di login; non viene cancellato automaticamente con la chiusura dell'account AgendaSiulp

9. Diritti dell'interessato (GDPR)

In qualità di interessato, ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) puoi, nei limiti di legge, esercitare i seguenti diritti:

• accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione
• opposizione alle singole e-mail (consigli, sondaggio, riepiloghi) con il link presente in ciascuna, senza bisogno di contattarci
• portabilità dei dati (ove applicabile)
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali

Sul servizio di autenticazione sono previsti endpoint self-service (export dati personali, gestione sessioni, cancellazione/anonimizzazione account) per l'utente autenticato. Per i dati duty puoi usare le funzioni di export presenti in AgendaSiulp. Per richieste sul registro iscritti sindacali va usata la procedura dedicata presso il SIULP.

Contatto operativo: supporto@siulp.it

10. Sicurezza

Tra le misure adottate sul prodotto figurano, a titolo esemplificativo:

• separazione tra dati anagrafici/credenziali e dati operativi di agenda
• comunicazioni HTTPS in produzione
• password hashate; MFA opzionale (TOTP)
• token Bearer; rate limiting sugli endpoint di autenticazione
• pseudonimizzazione degli IP nei log di audit auth (ove abilitata)

11. Minori

Il servizio è destinato a personale della Polizia di Stato / iscritti SIULP maggiorenni. Non è rivolto a minori di 18 anni.

12. Modifiche

Eventuali aggiornamenti di questa informativa saranno pubblicati su questa pagina con data di revisione. Per modifiche sostanziali potrà essere richiesto un nuovo consenso in fase di registrazione o un avviso in app.